Firmas electrónicas simples (SES) son la forma más básica de firma electrónica, ya que ofrecen facilidad y conveniencia, pero con seguridad mínima.
¡Bienvenido de nuevo a nuestra exploración del panorama de la firma electrónica! Anteriormente, discutimos Firmas electrónicas calificadas (ES) y Firmas electrónicas avanzadas (ADes) con Margus Pala, cofundador de Identificación electrónica fácil. Esta vez, Margus se une a nosotros para desempacar SES: qué son, en qué se diferencian de otros tipos, si pueden ser adecuados para usted, y la pregunta más importante - ¿son legalmente válidos?
En primer lugar, ¿qué es una firma electrónica simple?
En esencia, un Firma electrónica simple es cualquier forma de consentimiento digital o acuerdo que asocia a una persona con un documento o mensaje. Margus lo explicó de esta manera:
«Por firma electrónica se entiende los datos en formato electrónico, que se adjuntan o asocian lógicamente a otros datos en formato electrónico, y que el firmante utiliza para firmar».
En términos más sencillos: Imagina que envías un mensaje de texto a un amigo diciéndole:
«¿Estás de acuerdo en comprar mi bicicleta por 10 dólares?»
Responden:»Sí».
¡Esa es una firma electrónica simple!
Esta amplia definición incluye muchas formas de consentimiento:
- Haciendo clic en»Estoy de acuerdo«en un sitio web,
- escribir tu nombre en un documento, o incluso
- grabando tu voz diciendo»Apruebo».
¿Cómo se compara SES con AdES y QES?
A diferencia de las firmas electrónicas avanzadas (ADEs) o las firmas electrónicas calificadas (QES), SES no incluye ninguna verificación de la identidad del firmante ni protección contra la manipulación. Esto significa que SES es fácil de usar, pero carece de seguridad requerido para muchas transacciones legales o de alto riesgo
Firma electrónica simple
Sin verificación de identidad. Fácil de disputar en los tribunales.
Firma electrónica avanzada
Vincula al firmante al documento mediante métodos de autenticación como un PIN o una huella digital.
Firma electrónica cualificada
El estándar de oro. Legalmente equivalente a una firma manuscrita en la UE y de alta seguridad.
¿Son legalmente válidas las firmas electrónicas simples?
Sí, las firmas electrónicas simples son legalmente válidas en muchas jurisdicciones, pero hay una trampa:
- Validez legal: Los tribunales están obligados a aceptar el SES
- Demostración de la validez: Si se le desafía, necesitará evidencia para demostrar la intención y la identidad del firmante.
Margus destacó algunos riesgos:
«Con SES, es muy fácil denegar la firma. Por ejemplo, alguien podría afirmar que reenvió el correo electrónico a un amigo que hizo clic en el acuerdo. Sin pruebas adicionales, demostrar la validez se convierte en un desafío».
¿Cuándo se deben utilizar firmas electrónicas simples?
SES puede ser una buena opción para:
- Acuerdos de bajo riesgo: Acuerdos casuales o no vinculantes en los que ninguna de las partes está demasiado preocupada por la ejecución.
- Procesos rápidos e informales: Formularios, registros o reconocimientos sencillos en los que la comodidad es clave.
Sin embargo, Margus tenía una ingeniosa regla general. para firmas electrónicas:
«Si quiere rescindir un contrato, utilice SES. Si quieres asegurarte de que otra persona no pueda salir, pídele que firme con AdES o QES».
Este consejo desenfadado pero práctico destaca los riesgos y beneficios del SES. Si bien es legalmente válido, su falta de verificación de identidad y medidas de seguridad significa que puede impugnarse fácilmente.
Para las transacciones críticas, Margus recomienda encarecidamente actualizar:
«Si le preocupa que su firma no llegue a los tribunales, opte siempre por AdES o QES. La experiencia es casi igual de sencilla pero mucho más segura».
Al comprender sus limitaciones, puede tomar decisiones más inteligentes sobre cuándo y cuándo no confiar en las firmas electrónicas simples.
Mejores prácticas para firmas electrónicas sencillas
Si decide usar SES, estos son algunos consejos para minimizar los riesgos:
- Recopile pruebas: Incluya marcas de tiempo, direcciones IP o registros de auditoría para respaldar la validez si es necesario.
- Evite los acuerdos de alto valor: Para préstamos, contratos o cualquier cosa legalmente vinculante, actualice a AdES o QES.
- Manténgase informado: Comprenda las limitaciones de SES para evitar sorpresas en las disputas.
Por qué las empresas deben evitar las firmas electrónicas simples
Muchas empresas optan por SES porque creen que es más simple o más asequible. Sin embargo, Margus hizo hincapié en que herramientas como eID Easy elimina esas barreras:
«Si bien apoyamos las firmas electrónicas simples, con eID Easy, las empresas también pueden integrar firmas avanzadas y calificadas sin esfuerzo. Es tan sencillo como instalar un complemento y funciona en todo el mundo.«
Nuestra API está repleta de funciones que simplifican los flujos de trabajo de firma electrónica y, al mismo tiempo, garantizan la seguridad y el cumplimiento:
- Troceando
Nuestra API genera hashes seguros para cada documento, lo que garantiza su integridad. Esto garantiza que el contenido del documento permanezca inalterado después de la firma, lo que brinda seguridad tanto al firmante como al destinatario. - Estampación de tiempo
Se añaden marcas de tiempo confiables a los documentos para marcar el momento exacto de la firma. Estas marcas de tiempo son verificadas digitalmente por una autoridad de confianza, lo que garantiza la validez legal y proporciona una fecha de firma verificable. - Firmas avanzadas y calificadas (AdES y QES)
Además de las firmas electrónicas simples, admitimos tanto las firmas electrónicas avanzadas (AdEs) para acuerdos rápidos y flexibles como las firmas electrónicas calificadas (QES) para contratos legalmente vinculantes y de alta seguridad. Esta flexibilidad se adapta a una variedad de casos de uso en diferentes industrias y jurisdicciones. - Acceso entre proveedores
Nuestra API lo conecta con varios QTSP y proveedores de identidad electrónica con una sola integración. Esto elimina la necesidad de realizar múltiples integraciones, simplifica la selección de proveedores y ofrece una cobertura global para todas sus necesidades de firma digital. - Firma de varios niveles
Con nuestra API, puede combinar diferentes tipos de firmas electrónicas, incluidas las firmas electrónicas avanzadas y calificadas, en un solo documento. Esta función es ideal para flujos de trabajo complejos que requieren diferentes niveles de autenticación para varias partes. - Firma por lotes (masiva)
Dependiendo del QTSP, podemos habilitar la firma por lotes en la que se firman varios documentos con un solo clic.
Pero este es el truco: Si una empresa confía en SES y surge una disputa contractual, podría terminar costando mucho más que simplemente usar un método más seguro desde el principio. Margus añade:
«En muchos casos, el costo de una disputa o de la pérdida de un contrato supera con creces la pequeña inversión en firmas de AdEs o QES que podría haberlo evitado. Se trata de proteger el éxito de su empresa».
Reflexiones finales
Las firmas electrónicas simples son un punto de partida conveniente para los acuerdos digitales, pero vienen con limitaciones significativas. Para empresas o personas que buscan acuerdos confiables y aplicables, actualizar a ADes o QES es un movimiento inteligente.
Ya sea que se ocupe de acuerdos casuales o de transacciones de alto riesgo, lo haremos más fácil, sin importar dónde haga negocios. ¡Ponte en contacto!
