Cómo elegir el tipo de firma electrónica correcto: una guía práctica

Esta guía está dirigida a gerentes de productos, arquitectos de soluciones, desarrolladores, equipos legales y de cumplimiento, y cualquier persona responsable de diseñar o implementar flujos de trabajo de firma digital. Si necesita elegir el método de firma adecuado para su producto, plataforma o procesos internos, esto le proporcionará una visión general clara y práctica de lo que importa.

Por qué es importante el tipo de firma

No todas las firmas electrónicas son iguales. Existen varios niveles de validez y detalles de implementación, y la elección del tipo correcto afecta al cumplimiento, la seguridad, la experiencia del usuario y la confiabilidad a largo plazo. En esta guía se describen las claves tipos de firma utilizados en los documentos digitales actuales, cuando se debe utilizar cada uno, y el técnico o reglamentario consideraciones a tener en cuenta.

Niveles de validez de firma

Desde la perspectiva de la Unión Europea, hay tres niveles de validez. En algunos países, solo se definen dos niveles.

Firma electrónica cualificada (QES)

Firma electrónica cualificada es la firma de mayor seguridad disponible.

Utilízalo cuando:

• La ley exige explícitamente QES para el tipo de documento.
• La máxima seguridad jurídica o aplicabilidad es esencial

QES proporciona verificación de identidad más sólida y garantías de integridad. En algunos países, también se denomina firma avanzada, certificada o segura. En EE. UU., el QES se ajusta a las directrices del 21 CFR, parte 11, de la FDA.

Firma electrónica avanzada (AdES)

Firma electrónica avanzada asegura:

• La identidad del firmante está verificada
• El documento no se ha modificado

Úselo cuando se requiera una validez sólida, pero el QES no esté disponible, sea costoso o introduzca demasiadas fricciones. AdES es adecuado para la mayoría de los flujos de trabajo de alta confianza que no requieren QES por ley.

Firma electrónica simple (SES)

Firma electrónica simple proporciona el nivel más bajo de garantía.

Utilízalo cuando:

• Cualquier firma es suficiente
• No se puede acceder a las opciones de mayor validez
• Hay evidencia adicional disponible para respaldar el evento de firma si es necesario en el tribunal

SES trabaja para escenarios de bajo riesgo o cuando la firma es más una formalidad. En la práctica, el SES a menudo se considera un documento de archivo que muestra que todas las partes lo han visto en algún momento.

Diferentes tipos de ADEs

AdES no es un formato único. Se puede implementar de varias maneras sin dejar de cumplir con los requisitos de AdES:

• AdES basado en un certificado cualificado de la lista de confianza de la UE
  Esto se puede verificar a través de la Lista de confianza de la UE y varias herramientas de validación.
• AdES en AATL (lista de confianza aprobada por Adobe)
  Cumple técnicamente con los requisitos de AdES, pero los validadores de la UE no lo reconocen como AdES. Sigue siendo válido en los sistemas de Adobe.
• AdES sin certificado personal pero respaldado por una verificación de identidad
  La evidencia se almacena en metadatos o en un archivo independiente.
  • eID Easy puede procesar todo el PDF, aplicar una firma visible y generar un documento de evidencia.
  • Como alternativa, eID Easy solo puede firmar el hash SHA-256 del documento y devolver pruebas XML, lo que permite al cliente crear y mantener el PDF por sí mismo.
    

Firma basada en hash y privacidad

Cuando se requiere privacidad adicional, muchos métodos de firma admiten firma basada en hash, donde solo el El hash SHA-256 del documento está firmado, en lugar del archivo completo.

La implementación de este enfoque requiere:

• Trabajos de ingeniería adicionales
• Garantizar el pleno cumplimiento del ETSI

Este método ayuda proteger el contenido confidencial de los documentos durante el proceso de firma.

Reconocimiento específico de cada país y mapeo legal

Los niveles de validez de las firmas no se traducen de manera idéntica en todas las jurisdicciones.

Puntos clave:

• Un QES emitido en la UE generalmente se trata como AdES en otras regiones, a menos que exista un acuerdo de reconocimiento mutuo.
• El Reino Unido y Ucrania reconocen la QES de la UE como equivalente a su propia QES, pero no al revés. La UE reconoce la QES del Reino Unido y Ucrania solo como AdES.
• El ZerTES QES de Suiza se trata como AdES en la UE, y el QES de la UE se trata como AdES en Suiza.

Comprender estas relaciones transfronterizas es esencial para diseñar flujos de trabajo de firma internacionales y determinar dónde una firma debe tener un nivel de validez específico.

Uso de métodos de firma locales

Basándonos en nuestra experiencia, cuando un país tiene su propio método de firma ampliamente adoptado, por lo general, es mejor apoyarlo. Lo mismo se aplica a las soluciones de firma global destinadas al uso internacional.

Las razones incluyen:

• Mejor experiencia de usuario gracias a la familiaridad y, por lo general, a la falta de incorporación, ya que los firmantes ya han utilizado este método anteriormente, lo que reduce la fricción y el coste
• Soporte en el idioma local
• Flujos de autenticación y verificación optimizados

En algunas regiones (como los países bálticos, Polonia y Brasil) coexisten múltiples métodos ampliamente utilizados. Para garantizar que todos los firmantes puedan completar el proceso, se recomienda admitir todas las principales opciones locales.

Consideraciones sobre la estructura de costos

Los proveedores de firmas pueden usar diferentes modelos de precios:

• Costos iniciales de verificación o emisión de certificados
  Esto se traduce en tarifas de transacción continuas más bajas. Ideal para los firmantes que firman con frecuencia.
• Sin coste de incorporación o configuración
  Suele incluir precios más altos por firma. Ideal para los firmantes que solo firman de forma ocasional.

La elección del modelo correcto depende del volumen de firmas esperado y de los requisitos de flujo de trabajo.

Soporte de firma por lotes

Si un flujo de trabajo requiere firmar muchos documentos con una sAutorización única, el método de firma debe admitir firma por lotes. Esta capacidad es esencial para escenarios de firma repetitiva o de gran volumen.

Conclusión

La selección del tipo de firma electrónica apropiado requiere equilibrar los requisitos legales, las restricciones técnicas, las diferencias regionales, las necesidades de privacidad y las consideraciones de costo. Cada uno de los sistemas QES, AdES y SES tiene fines específicos, y comprender sus diferencias garantiza que los flujos de trabajo de firma sigan siendo eficientes y conformes con las normas.

Al considerar los formatos de evidencia, los métodos de firma locales, los acuerdos de reconocimiento, los modelos de precios y las capacidades de firma por lotes, las organizaciones pueden diseñar experiencias de firma digital que sean confiables, seguras y alineadas con su entorno regulatorio.

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