Por qué las firmas ayudan o arruina la gestión de documentos
En la gestión de documentos, un contrato no es un contrato hasta que se firma.
No importa qué tan bien construida esté una plataforma, si el proceso de firma es torpe, limitado o no cumple con las normas, todo el flujo de trabajo se interrumpe.
¿La parte difícil? Las firmas no son las mismas en todas partes.
Cada país tiene sus propios sistemas de identidad, proveedores de confianza y normas sobre lo que hace que una firma sea legalmente vinculante. Para una plataforma que quiere crecer más allá de las fronteras, este mosaico de requisitos puede convertirse rápidamente en una pesadilla.
Los desafíos actuales de la gestión de documentos y las firmas electrónicas
Para las plataformas de gestión y firma de documentos, la lista de desafíos es larga:
- Reglas diferentes en cada mercado — eIDAS en Europa, ZerTEs en Suiza e innumerables estándares locales intermedios.
- Regulación en constante cambio — lo que cumplía ayer puede no ser suficiente mañana.
- Expectativas del cliente — los usuarios quieren firmar con métodos en los que ya confían, ya sean Smart-ID, itsme®, Evrotrust u otros eID nacionales.
- Drenaje de ingeniería — mantenerse al día con las integraciones consume recursos que podrían gastarse en la creación de las principales funciones del producto.
Oneflow, una plataforma de contratación digital con sede en Estocolmo, se topó directamente con todos estos problemas. Su historia es un gran ejemplo de cómo se puede resolver este desafío.
Caso práctico: La experiencia de Oneflow
Oneflow ayuda a las organizaciones a alejarse de los PDF estáticos al ofrecer contratos dinámicos e interactivos. Estos contratos se pueden editar en tiempo real, negociar en línea y firmar de forma segura. Gracias a las integraciones con herramientas como HubSpot, Salesforce y Google Workspace, se han ganado la reputación de hacer que los flujos de trabajo contractuales sean más fluidos e inteligentes.
Pero había un problema: sus clientes a menudo necesitaban firmar contratos en diferentes países y jurisdicciones, cada uno con sus propias reglas y preferencias.
Para Oneflow, crear y mantener todos los métodos de firma posibles interno simplemente no era realista. Quitaría tiempo y recursos de su verdadero objetivo: crear mejores experiencias de contratación.
Fue entonces cuando recurrieron a eID Easy...
La solución
Al integrar la API única de eID Easy, Oneflow encontró una manera de gestionar las firmas en todas las regiones sin tener que reinventar la rueda cada vez.
Con eID Easy, Oneflow puede:
- Agregue nuevos métodos de firma en horas en lugar de días
- Ofrecen un proceso de firma más fluido e intuitivo dentro de su plataforma
- Admite firmas electrónicas calificadas (QES) para lograr el más alto nivel de cumplimiento
- Confíe en el asesoramiento y el soporte técnico receptivos al tomar decisiones de integración
Los resultados
- Velocidad: El tiempo de implementación de los nuevos métodos de firma se redujo de días a solo unas horas.
- Experiencia de usuario: El flujo de firma se hizo más fluido, directamente dentro de Oneflow.
- Eficiencia: Se dedica menos tiempo de ingeniería a perseguir los requisitos de firma y se centra más en mejorar el producto.
Como Amín Solhizadeh, desarrollador de software de Oneflow, dijo:
«eID Easy nos facilita la compatibilidad con varios métodos de firma, mientras que su equipo experto y receptivo se asegura de que ofrezcamos experiencias de firma seguras y confiables a nuestros clientes».
La solución eID Easy para plataformas de gestión de documentos
Oneflow no está solo. Los proveedores de gestión de documentos de todo el mundo se enfrentan al mismo conjunto de desafíos: expandirse en todos los mercados, cumplir con las normas y mantener satisfechos a los clientes.
Así es como eID Easy lo hace más fácil:
- Una integración, cobertura global
En lugar de tener que hacer malabares con docenas de proveedores de confianza locales y sistemas de identidad, te conectas una vez a eID Easy. Entre bastidores, gestionamos más de 80 métodos de identificación electrónica, proveedores de servicios de confianza cualificados (QTSP) y autoridades de certificación. - Firmas legalmente válidas, sin conjeturas
La compatibilidad con QES y el cumplimiento de estándares como eIDAS y zERTES significan que puede estar seguro de que las firmas de sus clientes se mantendrán. - Firma que prioriza la identidad
Los usuarios pueden firmar con identificaciones electrónicas nacionales verificadas, lo que hace que las firmas sean seguras y confiables. - Preparación transfronteriza
Expándase en la UE, el Reino Unido, Suiza, Latinoamérica y más allá sin toparse con obstáculos legales o técnicos. - Enfoque amigable para los desarrolladores
Una API única y coherente ahorra tiempo y mantiene a tu equipo centrado en crear lo que hace que tu plataforma sea especial.
Cómo funciona
El proceso es sencillo tanto para usted como para sus usuarios:
1. Un usuario carga o inicia un documento en tu plataforma.
2. Su sistema llama a la API de eID Easy para solicitar la autenticación o una firma.
3. eID Easy dirige la solicitud al eID o QTSP correcto.
4. El usuario firma y el documento recupera su validez legal.
Sin dolores de cabeza legales. Sin integraciones complejas que mantener. Solo un proceso de firma fluido y compatible.
Por qué los equipos de gestión de documentos eligen eID Easy
- Firmas compatibles: Soporte de QES para flujos de trabajo regulados.
- Garantía respaldada por la identidad: Vincular las firmas a las identificaciones electrónicas reales.
- Listo para la frontera: Amplíe sin preocuparse por las diferencias locales.
- Una API, muchos métodos: Olvídese de administrar usted mismo los proveedores fiduciarios.
- Alianzas probadas: Con la confianza de plataformas como Oneflow y Verified.
Preguntas frecuentes
Qué es un Firma electrónica cualificada (QES)?
La QES es el estándar más alto de firma electrónica según la legislación de la UE. Está respaldada por controles de identidad verificados y es legalmente equivalente a una firma manuscrita.
¿Cómo garantiza eID Easy el cumplimiento en todos los países?
Conectamos su plataforma a los eID y QTSP nacionales, gestionando los requisitos de cumplimiento locales por usted.
¿Qué métodos de firma admite?
Más de 80 y contando — desde Smart-ID e itsme® hasta Evrotrust, InfoCert, BankID y muchos más.
¿Qué tan compleja es la integración?
No es nada complejo. Una llamada a la API abarca varios métodos, por lo que no es necesario reconstruir las integraciones cada vez que un cliente necesita algo nuevo.
¿Debo reemplazar a mi proveedor fiduciario?
No. eID Easy funciona con los QTSP y CA existentes, por lo que puede agregarnos junto con los que ya tiene.
¿Cómo es precios ¿estructurado?
Los precios dependen de la ubicación geográfica, el caso de uso y el volumen de transacciones. Ofrecemos paquetes personalizados para cumplir con las normativas y necesidades locales.
Fijación de precios y primeros pasos
eID Easy conecta su empresa con Más de 80 métodos de identidad, QTSP y CA de todo el mundo a través de una API segura. Los precios son flexibles y se adaptan a sus requisitos de cumplimiento y uso.
→ Pruébalo ahora — pruebe el flujo real de identificación electrónica y firma sin necesidad de configuración.
