Las plataformas de gestión de documentos ya no se limitan a almacenar archivos. Su objetivo es hacer avanzar el negocio mediante contratos, formularios de incorporación, documentos de recursos humanos y acuerdos financieros. Y nada de eso importa sin firmas.
¿El desafío? No todas las firmas se crean de la misma manera. Los distintos países tienen normativas diferentes, las industrias tienen requisitos de cumplimiento estrictos y los clientes quieren utilizar los métodos de firma en los que ya confían.
Aquí es donde entran en juego las firmas electrónicas cualificadas (QES) y avanzadas (AdES). Y para los proveedores de gestión de documentos, es fundamental entenderlas, junto con temas relacionados como el KYC, la incorporación de clientes y los eSeals.
Para ayudarte, hemos creado esta exhaustiva sección de preguntas frecuentes. Ya sea que esté evaluando soluciones o simplemente quiera entender el panorama, aquí encontrará respuestas claras.
Conceptos básicos de las firmas electrónicas
Qué es un firma electrónica (Firma electrónica)?
Una firma electrónica es cualquier marca o acción digital utilizada para firmar un documento, desde escribir tu nombre hasta hacer clic en «Acepto». Algunas son simples confirmaciones, mientras que otras están verificadas por la identidad y son legalmente vinculantes.
¿Cuál es la diferencia entre las firmas simples, avanzadas (AdES) y calificadas (QES)?
- Firma electrónica simple (SES): El nivel más básico, por ejemplo, marcar una casilla o escribir tu nombre. Fácil, pero no legalmente sólido.
- Firma electrónica avanzada (AdES): Una firma vinculada a una identidad verificada y vinculada de forma exclusiva al firmante. Más fuerte, más segura y ampliamente aceptada.
- Firma electrónica cualificada (QES): El estándar de oro. Se basa en un certificado cualificado emitido por un proveedor cualificado de servicios de confianza (QTSP) y, según la legislación eIDAS de la UE, equivale legalmente a una firma manuscrita.
¿Cuándo se requiere un QES?
La QES suele ser obligatoria en áreas altamente reguladas, como las finanzas, la atención médica, las transacciones gubernamentales o los contratos de alto valor. Piense en los préstamos bancarios, los registros médicos o los acuerdos notariales.
¿Qué normas se aplican en Europa?
En la UE, la QES se define por eIDAS. En Suiza, está cubierto por ZerTEs. Ambos crean marcos que garantizan el reconocimiento y la equivalencia legal.
Cumplimiento y seguridad
¿Qué es un proveedor de servicios de confianza calificado (QTSP)?
Un QTSP es una organización acreditada bajo eIDAS (o marcos locales) que proporciona servicios de confianza digital, como la emisión de certificados y la habilitación de QES. Son los que hacen que un QES sea legalmente vinculante y aplicable.
¿Puedo elegir qué QTSP usar?
Sí. Con eID Easy, tú decides cómo combinar proveedores. Ofrecemos diferentes paquetes y configuraciones flexibles para que pueda trabajar con los QTSP que mejor se adapten a su ubicación geográfica, sus necesidades de cumplimiento y su presupuesto.
¿Cómo garantizan QES y AdES la validez legal?
Vinculan la firma a una identidad verificada y están respaldadas por certificados emitidos por QTSP, lo que hace que la firma sea verificable y a prueba de manipulaciones.
¿Se reconocen las firmas QES a través de las fronteras?
Sí. Un QES creado en el marco del eIDAS es válido en todos los países de la UE. A través de ZerTES, Suiza tiene su propio marco que es ampliamente interoperable.
¿Cómo ayuda eID Easy a cambiar las regulaciones?
Gestionamos las integraciones con los eID y QTSP nacionales y los actualizamos a medida que cambian las leyes o los sistemas, para que no tenga que reconstruir constantemente.
¿Qué pasa con los registros y las pruebas de auditoría?
Cada firma lleva un rastro verificable: marcas de tiempo, método de identidad utilizado, detalles del certificado y más, para que tengas las pruebas en caso de que alguna vez se impugne una firma.
¿Dónde se almacenan los certificados?
Los certificados son emitidos y almacenados por QTSP acreditados. eID Easy nunca almacena claves privadas ni datos confidenciales de certificados.
Integración técnica
¿Cómo puede una plataforma de gestión de documentos integrar QES?
Con una sola API. eID Easy lo conecta con más de 80 eID y QTSP a través de una única integración.
¿Tengo que conectarme yo mismo con todos los proveedores?
No. Nos ocupamos de esa complejidad para que no gastes recursos en perseguir a todos los proveedores o normativas.
¿Con qué rapidez se pueden añadir nuevos métodos de firma?
Muy rápido Con eID Easy, añadir un nuevo método de firma puede tardar solo unas horas. Por ejemplo, Un flujo, una plataforma de contratación digital, redujo el tiempo de integración de días a horas.
¿Se pueden incrustar las firmas directamente en mi plataforma?
Sí. Con nuestro widget y nuestra API, todo el flujo de firma se realiza dentro de tu plataforma, lo que crea una experiencia de usuario perfecta.
¿Soporta la firma por lotes (firma de varios documentos a la vez)?
Sí. Los usuarios pueden firmar un conjunto de documentos en un solo paso, lo que es especialmente valioso para los equipos de recursos humanos, finanzas y asuntos legales.
¿Qué es una firma única? ¿La apoyas?
Una firma única significa que el usuario no necesita registrarse previamente para obtener un certificado; se emite al instante para ese evento de firma. Apoyamos este modelo, incluidos proveedores como Adacom.
¿Ofrecen entornos de prueba o sandbox?
Sí. Puedes probar todo el flujo de firma antes de lanzarlo.
Verificación de identidad (KYC) & Incorporación
¿Por qué es importante el KYC en la gestión de documentos?
KYC (Conozca a su cliente) garantiza que el firmante sea realmente quien dice ser. Es fundamental en las industrias reguladas y ayuda a prevenir el fraude.
¿Se pueden vincular las firmas electrónicas a identidades verificadas?
Sí. Con eID Easy, las firmas se pueden vincular a documentos electrónicos nacionales, inicios de sesión bancarios u otros métodos de identidad confiables.
¿Cómo apoya eID Easy la incorporación de clientes?
Nuestra API permite a los usuarios autenticarse con su identificación electrónica nacional u otro método de identidad al registrarse o firmar. De este modo, la incorporación es fluida, segura y conforme a las normas.
¿Funciona esto para industrias reguladas como las finanzas o la atención médica?
Sí. Nuestro cumplimiento de las normas eIDAS, ZerTES y otros marcos locales convierte a eID Easy en una excelente opción para los sectores en los que la seguridad y la regulación no son negociables.
Sellos y organizaciones
¿Qué es un eSeal?
Un eSeal es un sello digital que aplica una organización para confirmar la autenticidad e integridad de un documento.
¿En qué se diferencia de una firma electrónica?
Una firma electrónica está vinculada a una persona individual. Un sello electrónico está vinculado a una entidad legal, como una empresa o un organismo público.
¿Cuándo se deben usar los eSeals?
Por lo general, se utilizan para certificar facturas, registros oficiales, informes o cualquier documento emitido por una organización.
¿Los eSeals también requieren un QTSP?
Sí. Para que un sello electrónico sea reconocido legalmente en virtud del eIDAS, debe ser emitido por un proveedor de servicios de confianza cualificado. Pero no se preocupe, eID Easy se encarga de todo.
Cobertura y proveedores
¿Qué métodos de identificación electrónica y firma se admiten?
Más de 80 años y creciendo — incluidos BankID, Smart-ID, itsme®, Evrotrust, InfoCert, Adacom y más.
¿Puedo combinar proveedores locales con eID Easy?
Sí. Muchos clientes combinan sus proveedores actuales con nuestros paquetes para obtener una cobertura más amplia.
Casos de uso e industrias
¿Quién se beneficia más de QES/AdES en la gestión de documentos?
Cualquier plataforma que trate con documentos confidenciales, regulados o transfronterizos: finanzas, atención médica, recursos humanos, tecnología legal, gobierno.
¿Cuáles son los casos de uso típicos?
Contratos de trabajo, incorporación financiera, contratos de alquiler, documentos notariales, acuerdos B2B transfronterizos.
¿Se amplía internacionalmente?
Sí. Una integración con eID Easy es compatible con varios países y marcos de cumplimiento.
Consideraciones prácticas
¿Cuánto esfuerzo es necesario para los desarrolladores?
Mínimo. Una integración cubre docenas de proveedores y nosotros nos encargamos de las actualizaciones cuando los proveedores cambian sus sistemas.
¿Qué aspecto tiene la experiencia del usuario?
Los usuarios firman con las herramientas que ya conocen (BankID, Smart-ID, itsme®, Evrotrust y muchas otras) directamente desde su plataforma.
¿Cómo se estructuran los precios?
Los precios dependen de la ubicación geográfica, las necesidades de cumplimiento y el volumen de transacciones. Ofrecemos paquetes flexibles para que pueda adaptarse a su entorno regulatorio y de mercado.
¿Puedo hacer una prueba antes de comprometerme?
Pruébalo ahora — pruebe el flujo real de identificación electrónica y firma sin necesidad de configuración.
Con eID Easy, obtiene una API que cubre QES, AdES, KYC, incorporación, eSeals y más. Es la forma más rápida de ofrecer a tus clientes métodos de firma confiables dondequiera que hagan negocios y, al mismo tiempo, mantener a tu equipo concentrado en lo que realmente importa: crear una gran plataforma.
